Если провести сравнение названий должности и времени года, то позиция секретарь (сокращенно далее по тексту сотрудник А) у меня ассоциируется с весной. Эта такая сладкая на устах мужчин женская профессия, не такой уж мёд. Сложность подбора и поиска подходящего именно себе знает каждый руководитель. Встретить волшебницу, профи своего дела, хранительницу рабочего очага возможно и сегодня, но птица это редкая!

 

Обработка потока информации и выполнения ежедневной рутины для работоспособности предприятия, казалось даже  маленького, может как породить полный хаос, так и представить внутреннее устройство настолько тихим, что порой кажется:”Да что тут уметь?”, слишком гладко все работает.

 

Дороги офисов ведут к сотруднику А, все вопросы пересекаются на этом метровом отрезке, слухи и новости кулуаров узнаются здесь. Настроение главнокомандующего, график отпусков, дальность и срок командировки, выплаты премий, последний шокирующий развод местного идеала и иконы семейных отношений, любимого женской половиной начальника службы безопасности конечно знает сотрудник А.

 

Очевидные роли секретаря.

 

Эта должность всегда вызывает повышенное внимание.

Сотрудник А — лицо компании, поэтому нужно выглядеть в стиле духа организации и личной оценкой управляющего.

Сотрудник А — голос компании, поэтому он должен быть приятным и приветливым при любом количестве звонков.

Сотрудник А — это сердце компании, которое постоянно циркулирует, и понятно что оно не имеет права остановиться.

litsokompanii

 

В средней массе почти каждому руководителю хочется иметь под рукой преданного помощника, с 24 часовой доступностью, чтобы официально и демонстративно передать роль “где и что, как и когда” на соседние плечи. И разумеется для этого и предусмотрены природой и деловой системой такие необходимые плечи сотрудника А, чтобы снять это напряжение и быть уверенным, что стоит подумать, а там уже отозвались.

 

Причем ответ выдается с учетом пробок движения, погодными предпосылками, расписанием удобных вылетов и размещением. Чтобы подарки для партнеров во время разложены и подписаны, встречи согласованы, обед проходил с интересом и лучшими предложениями мест бизнес ленча.

Входящие запросы и приглашения сразу раскладывались на приоритетные, и не нужно было объяснять каждую неделю, что звонок из министерства вас скорее всего заинтересует, несмотря на идущее совещание. Как мы понимаем, список всех воз-желаний можно писать километрами.

Обычный день секретаря.  

 

В действительности, описав “как положено” вакансию сотрудника А, и подобрав кандидатуру, мы просто заваливаем человека массой текущих дел, что сыпятся на нас с возможных источников. Не забывая конечно прикрыть возникающие сию минутные дыры. Потом в панике, если секретарь заболел переваливаем груду на мимо пробегающие ноги, по принципу — раз бежит, значит свободен. Раздосадованный сотрудник передает панику на рядом сидящих, причитая, что почему он, да еще и бесплатно. Окружение вовлечено сочувствует, активные пытаются помочь по-быстрому на коленках. Выходит сотрудник А и концов на сие действие становится в разы больше, текучку никто не отменял и колесо катится дальше.

zavalnapabote

Отпуск сотрудника А может превратиться в нескончаемый телефонный коммутатор. Отдых не основание, чтобы не рассказать в подробностях, где взять форму для бухгалтерии и как делается отчет по всем ста пятидесяти вопросам управленца.

Как быть с вечным хаосом? Кто виноват?

Как мы видим, ситуация всем известная, о ней слагают легенды и анекдоты, снимают фильмы, а потом цитируют в рабочем формате. Все это дело рук главного администратора, который зачастую в малом и среднем бизнесе и является собственником предприятия. Кто виноват и что делать, спрашиваем мы себя. Ответ очевиден, и решение лежит в корне системы управления, так сказать в ее фундаменте!

Главная задача руководителя или путь к оптимизации рабочего процесса.

Владелец, занимаясь бизнесом с учетом работы на долгую перспективу, а не ради разовой прибыли, должен один раз прописать правила взаимодействия и заложить четкую, а главное легкую матрицу внутреннего администрирования. Задача заключается в описании функционала и объективной оценки времени на исполнения. Работа хотя и кропотливая, но оправдывает себя с первого месяца.

Portrait of young businesswoman sitting in an office chair and smiling

Как от слов перейти к делу я расскажу в следующем материале через 7 дней. А пока пишите вопросы и мнения. Это поможет нам разобрать конкретные примеры и быстрее сложить ваш крепкий рабочий тыл.

Проецируя это на самой “привлекательной должности” организации, вы наверняка догадались, что применить это можно для любой единицы рабочего процесса, но пойдем по порядку.

 

 

Оставить комментарий