Ровно неделю назад мы проговорили по главной боли и обоюдным желаниям руководителя и секретаря. Голова хочет иметь идеального помощника. Подчиненный жаждет работать с пользой и удовольствием. Поэтому сегодня приступим к практике.

Описание функционала и объективная оценка необходимого времени, начало закладки использования рабочего времени правильно и с пользой для компании. Мы разбираем должность секретаря. Итак,  мы говорим о компании (не важно ваша она или вы здесь наемный руководитель). Компания хочет, чтобы сотрудник выполнял работу организованно и во время, уходил домой бодрым шагом, а с утра приходил на работу с улыбкой и нес радость, которая выгодно оборачивалась для организации выполнением нужных показателей с положительной динамикой. Переходим к основам.

Организация рабочего времени секретаря.

1.Регистрация электронной почты для секретаря под доменным именем работодателя (если такого нет, то заводим где угодно, на yandex, mail, главное знать доступы этого ресурса). Электронный ящик оформляется в стиле компании, обязательна подпись с контактами, фото логотип.

Связываем почту с календарем. Точнее сказать, находим календарь, который расположен на верхнем меню внутри каждого ящика (как и диск, облако, деньги и прочее). Здесь, в этом календаре по дням вносим необходимые действия (функционал должности на каждый день).

2.1. Помните, когда вы берете человека на работу, вы ему говорите его обязанности, они прописываются в вакансии и подписываются в приложении к договору. Это содержание основа работы.

2.2. Обязанность может повторяться (проверка почты, отправка корреспонденции, оплата хостингов, сверка договоров, запись входящих). Поэтому,в календарь заносим действие и указываем частоту повторения. Если нужно описывать каждый шаг, то пишет заглавие — 1 часть, 2 часть.

2.3. Дни рождения, памятные даты вносятся, но корректируются по календарю в отведенное время. Для начала заносите нужные даты разом.

2.4. Корректировку данных внести как дополнительное действие раз в месяц предположим, чтобы не забывать и чистить хвосты по событиям, не упустить ни один повод быть ближе к партнерам и коллегам. В корректировку так же вносим пункт занесения новых данных о партнерах, смене контрагента, новый кабинет услуг, пароли и прочее.

*Я такие календари советую заполнять (или правильнее сказать вносить дополнения и держать на контроле) на протяжении месяца, где каждый день вписывается все по часам. В этом случае месячный рабочий цикл охватывается полностью, далее квартальные и полугодовые действия внести не составит труда и по ходу. Данные в редкой частотой как раз закладывайте с важными датами сразу.

**Во все календарные действия внесите нужные данные (имена, даты, сайты и необходимые пароли для входа, оплаты, проверки данных).

“Зачем такая педантичность? Итак, понятно что делать.” — заметите вы.

Я бы так не сказала. Каждый день секретарь получает на почту список действий с пометками и необходимыми данными. Он ничего не ищет, а сразу приступает к делу.

Если сотрудник заболел или уехал в отпуск, то замена пройдет гладко и без агонии. Потому что  нужное под рукой с подсказками и мини инструкциями (на которые тоже нужно не пожалеть времени раз, и быть застрахованным на непредвиденный случай).

Как быть с незапланированными делами?

Мы понимаем, что всего не опишешь. Например, поставка материалов в офис, прием новых сотрудников, вызов мастеров и ремонт ресурсов компании. Все эти действия нельзя определить с точностью до дня. Из чего понятно, что рутинная часть секретаря не может быть расписана поминутно. Сотруднику нужно время и на остальную работу. Если у вас принята доставка в первой половине дня и персонал в офисе активен до обеда, то отразите это в календаре и сразу определите время на обязательные действия после обеда. И наоборот.

napisatfunktsional

Добавлю что важно контрагентов отразить в контактах (лучше в той же почте). Экономит время вызова мастера и заказа необходимых рабочих материалов.

***В календарь вносите всё , даже если ваш секретарь обязан делать мониторинг 2-3 компаний, выверяя выгодное предложение.

Важно!

Не накладывайте функционал одного сотрудника на другого, ожидая его супер способностей. Чаще, вы не получите и 50% от каждого. Сотрудник честно глядя вам в глаза, скажет, что не успел. Реже, но тоже не положительный опыт для обоих, сотрудник возьмёт ношу и пойдет до собственного предела и скорее перегорит, а вы понесете моральный груз и скорее непредвиденные материальные расходы. В отношениях есть два участника. Вы, как управляющих, безответственно решили сэкономить или быстро закрыть дыру, так как опять разбираться не было желания. Кандидат ответственно пошел навстречу, имея свои основания (карьерный рост, возможное повышение зарплаты, знания, опыт).

Вывод.

  1. Создайте внутренний ресурс (электронную почту). Нельзя использовать личную почту человека. Почту оформляйте соответственно деловой этики компании (фото профиля — лучше логотип компании или корпоративное фото сотрудника).
  2. Пропишите функционал. Дайте себе месяц, наберитесь терпения, уделите 30 минут каждый день. Не беритесь разом, есть большая погрешность забыть много ценного.
  3. В каждой заметке календаря прописывайте пароли и нужные данные для совершения действий. Составьте мини инструкцию. Протестируйте на любом сотруднике. Если посторонний человек, не знакомый с профилем задачи легко выполняет её, то вы справились. Вам не страшен ни кадровый отпуск или больничный, ни смена кадров!
  4. Обнаружив свободное время у секретаря, не пытайтесь из него сделать еще и “того парня”. Помните, что необходимо  время на коммуникацию и вопросы сегодняшнего дня.

Оставить комментарий