Секретарь на миллион.

Если провести сравнение названий должности и времени года, то позиция секретарь (сокращенно далее по тексту сотрудник А) у меня ассоциируется с весной. Эта такая сладкая на устах мужчин женская профессия, не такой уж мёд. Сложность подбора и поиска подходящего именно себе знает каждый руководитель. Встретить волшебницу, профи своего дела, хранительницу рабочего очага возможно и сегодня, но птица это редкая!

 

Обработка потока информации и выполнения ежедневной рутины для работоспособности предприятия, казалось даже  маленького, может как породить полный хаос, так и представить внутреннее устройство настолько тихим, что порой кажется:”Да что тут уметь?”, слишком гладко все работает.

 

Дороги офисов ведут к сотруднику А, все вопросы пересекаются на этом метровом отрезке, слухи и новости кулуаров узнаются здесь. Настроение главнокомандующего, график отпусков, дальность и срок командировки, выплаты премий, последний шокирующий развод местного идеала и иконы семейных отношений, любимого женской половиной начальника службы безопасности конечно знает сотрудник А.

 

Очевидные роли секретаря.

 

Эта должность всегда вызывает повышенное внимание.

Сотрудник А — лицо компании, поэтому нужно выглядеть в стиле духа организации и личной оценкой управляющего.

Сотрудник А — голос компании, поэтому он должен быть приятным и приветливым при любом количестве звонков.

Сотрудник А — это сердце компании, которое постоянно циркулирует, и понятно что оно не имеет права остановиться.

litsokompanii

 

В средней массе почти каждому руководителю хочется иметь под рукой преданного помощника, с 24 часовой доступностью, чтобы официально и демонстративно передать роль “где и что, как и когда” на соседние плечи. И разумеется для этого и предусмотрены природой и деловой системой такие необходимые плечи сотрудника А, чтобы снять это напряжение и быть уверенным, что стоит подумать, а там уже отозвались.

 

Причем ответ выдается с учетом пробок движения, погодными предпосылками, расписанием удобных вылетов и размещением. Чтобы подарки для партнеров во время разложены и подписаны, встречи согласованы, обед проходил с интересом и лучшими предложениями мест бизнес ленча.

Входящие запросы и приглашения сразу раскладывались на приоритетные, и не нужно было объяснять каждую неделю, что звонок из министерства вас скорее всего заинтересует, несмотря на идущее совещание. Как мы понимаем, список всех воз-желаний можно писать километрами.

Обычный день секретаря.  

 

В действительности, описав “как положено” вакансию сотрудника А, и подобрав кандидатуру, мы просто заваливаем человека массой текущих дел, что сыпятся на нас с возможных источников. Не забывая конечно прикрыть возникающие сию минутные дыры. Потом в панике, если секретарь заболел переваливаем груду на мимо пробегающие ноги, по принципу — раз бежит, значит свободен. Раздосадованный сотрудник передает панику на рядом сидящих, причитая, что почему он, да еще и бесплатно. Окружение вовлечено сочувствует, активные пытаются помочь по-быстрому на коленках. Выходит сотрудник А и концов на сие действие становится в разы больше, текучку никто не отменял и колесо катится дальше.

zavalnapabote

Отпуск сотрудника А может превратиться в нескончаемый телефонный коммутатор. Отдых не основание, чтобы не рассказать в подробностях, где взять форму для бухгалтерии и как делается отчет по всем ста пятидесяти вопросам управленца.

Как быть с вечным хаосом? Кто виноват?

Как мы видим, ситуация всем известная, о ней слагают легенды и анекдоты, снимают фильмы, а потом цитируют в рабочем формате. Все это дело рук главного администратора, который зачастую в малом и среднем бизнесе и является собственником предприятия. Кто виноват и что делать, спрашиваем мы себя. Ответ очевиден, и решение лежит в корне системы управления, так сказать в ее фундаменте!

Главная задача руководителя или путь к оптимизации рабочего процесса.

Владелец, занимаясь бизнесом с учетом работы на долгую перспективу, а не ради разовой прибыли, должен один раз прописать правила взаимодействия и заложить четкую, а главное легкую матрицу внутреннего администрирования. Задача заключается в описании функционала и объективной оценки времени на исполнения. Работа хотя и кропотливая, но оправдывает себя с первого месяца.

Portrait of young businesswoman sitting in an office chair and smiling

Как от слов перейти к делу я расскажу в следующем материале через 7 дней. А пока пишите вопросы и мнения. Это поможет нам разобрать конкретные примеры и быстрее сложить ваш крепкий рабочий тыл.

Проецируя это на самой “привлекательной должности” организации, вы наверняка догадались, что применить это можно для любой единицы рабочего процесса, но пойдем по порядку.