Равноправие сторон, или как получить “правильные” и результативные отношения между удаленным сотрудником и работодателем.

Мировой тренд.

Тема #удаленныйсотрудник действительно касается буквально любого бизнеса, огромные компании сокращают издержки за счет перевода персонала на аутсорсинг, малый бизнес и вовсе отходит от офисных работ. Люди, сотрудники, вольные консультанты, женщины в декретных отпусках, активная молодежь и уставший “взрослый персонал” стремятся найти свое счастье в надомной или дистанционной работе. Государства всего мира пишут законы и дают права для развития этого тренда, и это уже настоящее, а не экранизация фильма о будущем.

Дискуссия состоялась, и я поддерживая традицию и формат #Второйплан пишу, а точнее сказать, занимаюсь вышивкой на нашем сотканном рисунке по горячим следам.

Для кого эта статья.

Как для собственников бизнеса, руководителей, кто использует труд удаленных сотрудников, так и для самих сотрудников, кто работает дистанционно. Потому что инициатива правильных и качественных взаимовыгодных отношений может быть не только со стороны работодателя. Сотрудник имеет право и может задать удобный и эффективный тон для сотрудничества.

Содержание материала:

1.Методы поиска удаленного сотрудника

2.Способы отбора нужной кандидатуры

3.Варианты тестирования персонала

4.Алгоритм оформления персонала

5.Отличие трудового от гражданско-правового договоров

6.Этапы оформления по ТК.

7.Варианты организации стационарного рабочего места или заключение договора о надомной или дистанционной работе.

8.Рекомендации заключения ГПД.

9.Мотивация персонала.

10.Совместные проблемы и способы их решения от собственников бизнеса.

11.Эпилог. Рекомендации о работе с душой на расстоянии!

Немного известных фактов, списков и алгоритмов.

Где стоит искать удаленного сотрудника:

Сайты фриланса ( например, Free-lance.ru и Weblancer.net.).

На традиционных сайтах поиска работы (SuperJob.ru, HeadHunter.Ru и Работа@mail.ru.).

С помощью социальных сетей.

Как выбирать удаленного сотрудника:

По резюме или портфолио, и чем более развернуто оно будет, тем яснее вы сможете узнать о кандидате, ввиду отсутствия личной встречи.

Посмотреть отзывы, запросить контакт для рекомендации.

Обязательно четко и понятно описать задачи и оплату выполненной работы (сумма, сроки, способы).Фиксируйте денежный вопрос хотя бы в чате скайпа.

Предварительное тестирование, еще один способ подбора нужного сотрудника.

1. До формализации отношений, дайте сотруднику ваше тестовое задание на соответствие его профессиональных указанных характеристик и реальных навыков.

2. Тестирование по профориентации сотрудника полезно не только работодателям, это в первую очередь касается и самого человека, кто строит свою карьеру. Такой способ тестирования дает возможность знать свои сильные стороны и профессиональные особенности и способности, а также сокращает время профессионального “застоя”.

По словам Вавиловой Татьяны (генерального директора ООО “Проф-Диалог”, г. Москва): “70 % даёт диагностика для выбора профессии и подбора будущего персонала на предмет личностно-профессиональных компетенций”.

3. Также есть ряд тестов на самодисциплину, который не имеет каких то четких правил, но даст понять о привычках и навыках нового кандидата, вот ссылка на один из таких тестов.

Алгоритм оформления сотрудника:

Формализуйте ваши деловые отношения. Самый оптимальный способ, это заключить договор, или хотя бы соглашение.

Укажите цель и задачи работы, этапность сдачи материала, способ отчетности и частоты вашего контроля по выполнению работы.

Подпишите документы и условия сотрудничества (здесь все случаи хороши от скайп и электронной переписки до обмен бумажными формами договоров).

Ознакомьте сотрудника с правилами и культурой работы у вас в Компании.

Подпишите бумаги о неразглашении коммерческой тайны, если этого требует специфика работы.

Обменяйтесь комплектом отсканированных документов, удостоверяющих личность заказчика и исполнителя (работника).

Как оформлять сотрудника, если вы все же пришли к договорным отношениям?

Трудовой договор.

1.Направить кандидату экземпляр трудового договора (уже подписанный вами), по электронной почте, либо с использованием других возможностей электронного документооборота и получить подписанный и сканированный экземпляр со стороны кандидата. С момента получения вами электронного документа с двумя подписями трудовые отношения считаются оформленными.

2.В течение трех календарных дней с даты получения подписанного договора, вы должны направить в адрес работника оформленный экземпляр трудового договора на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

3.Ознакомить работника с внутренними документами вашей организации путем направления их в электронном виде и получения обязательного подтверждения от работника об ознакомлении с ними.

4.Решить с работником вопрос о внесении сведений о дистанционной работе в его трудовую книжку. Запись в трудовую книжку работника вносится по желанию работника. Если удаленный сотрудник настаивает, то трудовая книжка направляется работодателю по почте.

Варианты оформления сотрудника по ТК, согласно ст 49. (источник Справочник Кадровика №9 2016г)

Рисунок 1. Создание стационарного рабочего места.

Рисунок 2. Заключение договора о надомном труде или дистанционной работе.

Гражданско-правовой договор.

Если вам нужен официальный сотрудник для масштабного, но одноразового проекта (например, создание сайта), то удобнее будет заключить гражданско-правовой договор. Предметом такого договора должен быть конкретный результат. По окончанию сотрудничества составляется акт выполненных работ (либо оказанных услуг). Акт подтверждает, что работа сдана исполнителем, принята заказчиком и именно он является основанием для оплаты выполненной работы на условиях заключенного договора.

Соблюдения закона по ГПД возможно, если следовать некоторым рекомендациям:

Действия работника по такому договору не должны входить в его трудовые обязанности.

Работа должна носить разовый, а не постоянный характер.

Объем выполняемой работы должен быть заранее определен.

Гражданско-правовой договор имеет принципиальные отличия от трудового договора. Перечислим главные из них на Рисунке 3. (источник ГАРАНТ.РУ)

Рисунок 3. Отличие ГПД от ТД.

Комментарий, добавление по налогам  от Ирины Шнепст (владелец компании по предоставлению услуг в области бухгалтерского учета, г. Москва) —

разница в социальном страховании — по договору подряда 2,9% соцстрах и 0,2% (или больше) — страхование от несчастных случаев не платятся работодателем. То есть работающий по договору ГПХ не подлежит обязательному социальному страхованию. Еще ему нельзя оплатить больничный, какие-то соц.пособия.

Ваш сотрудник может быть ИП.

Это не трудовой договор и не договор ГПХ с физическим лицом, а немного более юридически сложный способ — ваш сотрудник становится ИП и платит свои налоги сам.

Поговорили  о мотивации и де мотивации.

История в картинках  с участием Темертей Марии (собственник бизнеса по ВЭД, г. Красноярск) и Ирины Шнепст (владелец компании по предоставлению услуг в области бухгалтерского учета, г. Москва).

а также рекомендации по внедрению элементов геймификации и прокачка мотивации персонала:

Совместные боли и методы их решения.

Препятствия на пути единого стандарта по использованию и ведению деловой переписки:

прописывание шаблонов стандартных писем и обучение использование их,

внесения во внутренние документы компании правил деловой переписки и разработка инструкции по использованию этого метода,

выявление истинной причины нежелания работы  по правилам компании и совместная с сотрудником работа на поиск метода решения этого вопроса.

Срыв сроков и раскрытие проблемы на завершающем этапе:

поэтапный контроль,  

замена сотрудника, как критический способ решить проблему ввиду оптимизации использования рабочего времени.

работа на опережение или оперативное устранение технических проблем.

выводить только те блоки на аутсорсинг, где сроки не критичны и качество можно исправить — советует Антон Мартьянов (Коммерческий директор, тактик и практик в сфере (тендеров, недвижимости и spv pro), г. Санкт-Петербург, г. Москва)

Предоставление копии документов (паспортных данных) для оформления:

проговорить, что это личные данные и попадают под закон о защите личных данных. Надо брать согласие на их использование, хранение.

Ожидание и реальность с двух сторон особенно у творческих, креативных направлениях. Хорошее портфолио, а уровень результата низкий:

тестовое задание до согласования основных условий,

поэтапная работа и контроль результата от разработки концепции до утверждения ее.

полезный инструмент для дистанционной работы —  визуальные доски задач, пример смотрите по ссылке.

Эпилог. О главном с душой!

Заверишь свой материал я хочу рекомендаций от участника дискуссии Ирины Шнепст (владелец компании по предоставлению услуг в области бухгалтерского учета, г. Москва) поделилась следующими наблюдениями:

“В целом из своего опыта работы имею следующие наблюдения за удаленкой и выводы: управлять удаленными сотрудниками непросто. но если научиться это делать, то с очными сотрудниками будет в разы проще.

* Сотрудников нужно адаптировать. Написать брошюру для новичков, снять приветственное видео, поговорить по скайпу.

*Нужно интересоваться проблемами, с которыми сотрудник сталкивается.

*Хвалить — тоже обязательно.

*Вообще без юмора и самокритики в любом деле, включая удаленку, никуда. Прописывать инструкции, совместно вырабатывать алгоритмы, устраивать еженедельные сборы по скайпу.

*Подсказывать сотрудникам, как лучше организовать свое рабочее время, объяснять, какие приемы используете вы, как они вам помогли.

*Обучать — регулярно. Проф навыкам и организации труда, общению с клиентами.

Все написанное сейчас касается постоянных удаленных сотрудников, с которыми работаю годами, просто они находятся не в одном помещении со мной. Иногда даже в разных часовых поясах.”

@Желаю всем взаимопонимания в условиях дистанционной работы).

P.S. Все пожелания по формату проекта #Второйплан принимаются в личных сообщениях, а рекомендации советы по теме в комментариях под статьей.

P.P.S. До встречи в эфире через неделю во вторник в 13.00 по Москве. 

P.P.S.S.Хронология прямых эфиров #Второйплан.

Все материалы (посты, комментарии, видео прямого эфира) на странице мероприятия:

01.11.2016 Организация делового партнерства

08.11.2016 Удаленный сотрудник